【議事録を書くのが苦手な人向け】議事録の作成・共有のコツ

仕事術

たかひろです。


外資系企業に勤務しているサラリーマンです。


拙い(つたない)英語を駆使しながら、外国人の同僚たちとの会議でもなんとかファシリテーションをして頑張っています。


今日のテーマは、会議の「議事録」です。


議事録をまとめるのが苦手で、苦戦している人はいませんか?

議事録を書けって言われても、私には書けないよ…
いつも議事録を書いた後に、細かく指摘されるから気が重い…

本日は、そんなあなたに、「議事録」を書くコツをご紹介します。

議事録ってなんで書かなくちゃいけないの?

長い長い会議(ミーティング)。


でも、終わった後に、

「結局、何が決まったんだっけ?」
「で、次のアクションはなんなの?」
「このアクションは、誰がやることになったんだっけ?」

なんてことはないでしょうか?


会議の最中や直後は、記憶も新鮮ですし、何となくのイメージが残っていて、議論した後の充実感に満たされたりします。


でも、いざ終わってみると、数日後に何も進んでいない・・・なんてことがあったりしますよね。

そう言ったことを防ぐのが、「議事録」です。


会議で議論した内容や、合意したことをまとめて出席者に共有し、あとで振り返るために読み返したりします。


では、議事録を書くには、コツってあるんでしょうか?

会議の最中に議事録をまとめてしまおう!

議事録を素早く正確に書くコツ。


それは、

議事録を会議の最中に書いちゃう。

という事です。


議事録を書くのが苦手だ、という人は、

  • 会議で何が決まったのか整理するのが苦手。
  • 決まったことでも、「○○さん、次のミーティングまでにXXをやってきてください」と指示だしするのが苦痛

こんな理由ではないですか? 
(これは、司会・ファシリテーターがちゃんと会議を仕切れていないことが原因でもありますが…)


そんな人は、みんながいる前で、

✅ 何が決まったのか
✅ 次回の会議までに、誰が何をするのか

これを確認すればよいのです。


その方法はとても簡単です。


パソコンを持ち込んで、会議中にモニターをスクリーンに映して、参加者が見ている状況で書きこんでしまうのです。

five person by table watching turned on white iMac


参加者が画面を見ている状態で、

✅ 協議した次項
✅ 決定事項
✅ 次のアクションと担当者

を書いてしまいましょう。


みんなが見ている前で書きこみをし、何か指摘があればすぐにその場で修正する。


こうして、会議が終わるころには議事録が完成していますから、すぐに参加者・関係者にメール送信することができます。


会議中に議事録を書くと、記憶が新鮮なので誤りなく書くことができますね。

しかも、万が一過不足があった際には、その場で参加者が指摘してくれるので、安心です。

すぐに議事録を書いて共有しないと、困ったことが起こる

上記で「会議中に議事録をまとめる」ことのメリットをお伝えしましたが、逆に、すぐに議事録を書かないと、どんな困ったことがあるのか考えてみましょう。


おそらくこの記事を読んでくださっているあなたには共感していただけることがあると思います。


それでは、具体的に見ていきましょう!

次のミーティングまでのアクションが遅れる


すぐに議事録を共有しないと、会議で決まったタスクが開始されるのに時間がかかってしまいます。


参加者の中には、

「会議の内容が良く理解できなかったから、議事録を読んで次の行動を改めて確認しよう…」

と思っている人が多数いるからです。


だから、議事録が共有されないと、彼らは動けません。

自分が何をしなくてはならないことに決まったのか、わからないからです。


実は、会議の内容は参加者の全員が同じように理解しているわけではありません。


参加者によって、理解度に差があるものです。


大きな声で発言していた偉そうなおじさんであっても、結局何が決まったのか分かっていなかったりします。


会議で何が決まったか、全員が理解しているわけではない。

残念ながらこれが真実です。


会議の参加者がすぐに動き出せるように、会議終了後すぐに議事録を共有しましょう。


記憶のすり替えが起こってしまう

会議直後に議事録を共有しないことで起こる不具合のもう一つは、参加者の記憶がすり替わってしまう事です。


会議の直後は、参加者の記憶は新鮮ですが、時間が経ってしまうと、議論した内容を忘れていってしまいます。



仮に自分が宿題として持ち帰ったものであっても忘れてしまったり、

自分の仕事ではなかったはずだ、と記憶がすり替わってしまったりするものです。



もっとひどいのは、悪意ある人。


自分に都合が悪い決定事項について

「そんなことは話していない! 俺は記憶にない!」

といったように、悪い政治家のようなことを言ってとぼける人もいたりします。

(本当に忘れてしまっている場合もあるかもしれませんが)


そういった、

記憶のすり替え
●「言った・言わない」の水掛け論

を防ぐためにも、議事録はすぐに共有して、生産性の高い会議にしちゃいましょう!

List, Note, Office, Business, Suit, Businessman, Memory


苦手だからこそ、議事録係は積極的に買って出よう


ここまで真剣に読んでくださったあなたは、議事録を書くことに対して苦手意識を持っている方だと思います。


でも、だからこそ、会議の際にはあえて議事録係を買って出てみてください。


僕が「議事録を書くのが苦手な人こそ、議事録係に手を上げるべき」と主張するのには、理由が2つあります。



1つ目は、会議の途中で議事録係を振られてしまうととても苦労するので、あえて最初から議事録係を買って出た方がよい、ということ。



誰が議事録を作成するのか決まってないうちに会議がスタートし、議論が白熱した後で、偉い人から

「あ、○○くん、議事録書いといてね!」

って言われたりすると最悪です。



それまでは、自分が議事録を作成する意識がなく会議に参加していたのに、途中から突然議事録を書かなくてはならないパターンです。



このケースだと、会議が開始した直後~議事録係任命までの空白の時間については、記憶をたどりながら議事録を書いていかなくてはなりません。


議事録係が苦手なのであれば、絶対にこのケースは避けるべきです。



「議事録を書くのが苦手な人こそ、議事録係に手を上げるべき」理由の2つ目は、会議の全体像が見えるようになるからです。


議事録を作成するのが苦手ということは、会議で何が決まったのか、そもそもこの会議の議題の背景は何なのか、理解できていないパターンがほとんどです。


一方で、これは訓練でどうにかなるものです。


僕も新入社員の頃や、部署異動したてでノウハウがない時には、そもそもなんの会議で何が議論されているのか、まったく理解できていませんでした。


しかしながら、議事録係を任されたり、時には自分で手を挙げてやってみたりと経験を積むことで、以前より会議のファシリテーション力が鍛えられました。


今では、日本人だけで無く、外国人がいるミーティングでも会議のポイントを押さえ、次のアクションにつながる議事録が作成できるようになってきました。

(もちろん、まだまだスキルアップしていきたいと思っています)



要は、

議事録は場数を踏めば、少しずつ、必ずうまく書けるようになる

という事です。


間違った議事録を書いてしまっても、上述した通り会議中にまとめてしまえば、参加者の誰かが指摘してくれます。


みんなで見ながらみんなで作成した議事録ですから、万が一ヌケ・モレがあっても、あなただけのせいではありません。


参加者全員が共犯となります。

つまり、議事録を作成する係になってしまっても、ノーリスクです。

そのため、苦手な人こそ、ぜひともチャレンジしてほしいと思います。

これは、過去の僕に向けて書いています😊

本日は、議事録を書くコツについてご紹介しました。

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