社内の品質に係るルール作りをするのも品質保証・品質管理部門の大事な活動です。
一方で、ただルール・規程をつくればよいと思っていると大間違い！！
せっかく作ったルール・規程が形骸化してしまいます。
本日は、作ったルール・規程が形骸化せず、組織に浸透させるための文書作りのコツをご紹介します。
書式を整える
書式なんて見た目だけの問題だと思ったら大間違いです。
書式が整っていると、誰が見てもちゃんとした社内の公式文書であると分かり、「ちゃんと守らなくてはいけないルールなのだ」と関係者に理解してもらえます。
書式は、適用範囲や文書の改訂履歴が残る形にするのがよいです。
他のルール文書との関連性が分かるように、附番を付けておくと管理がしやすいです。
また、電子ファイルとして社内のイントラにアップロードする場合には、ファイル名称も十分に考えてからつけましょう。
間違っても「品質に関するルール」など抽象的な名称は避けましょう。ファイルを開かないと、どういう内容のものなのか分からないからです。
何のファイルなのかわからないと中を見てもらえません。そして、見てもらえないとルールは浸透しません。
内容が分かるようなファイル名称を付けることが大切です。
文書の目的を書く
文書の目的を書きます。 何のために誰が読むべき文書なのか、を明記します。
文書の目的が書いてあれば、時代や新しいビジネスモデルによってルールが古くなってしまっても、守らなければならない方針の真髄が分かるためです。
また、将来、後輩たちが文書の見直しや改定をする時にも必ず役に立ちます。
アクセスしやすい場所に保管する
製造現場における紙ベースのモノでも、電子ファイルのモノでも同じですが、分かりやすい格納場所に保管します。
製造業あるあるですが、フォルダの中が迷路になってしまって、その中にルール文書が埋もれてしまうと、せっかく作ったファイルを誰も見てくれなくなってしまいます。
分かりやすい文章にする
ルール文書となると堅い文書になってしまいがちですが、分かりやすさも重要です。
読んでも分からない難解な文章で書かれたルールは、敬遠されておしまいです。
作成した担当者や担当部門を明記する
分かりやすい文書を作っても、閲覧者が業務を進める中で内容について不明点が出てくることも有るでしょう。
そんな時に、作成者が分かればすぐに問い合わせをすることができます。
誰が作ったか分からない文書だと、問い合わせることもできません。
最後に
本日は作ったルール・規程が形骸化せず、組織に浸透させるための文書作りのコツをご紹介しました。
より効果的な文書を、効果的に社内共有して、品質活動にもっと活かしていきましょうー！
もっと品質保証がリスペクトされる日が来ますように。
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