今日から残業時間を30分減らす方法【結論:単語登録】

仕事術

たかひろです。

みなさんは、毎日、今よりも30分だけ早く帰れるとしたら、何をしますか?


僕は本を読みながら、家でゆっくりします😊 それか、コーヒーを飲んでリラックスします。

ゲームをするのもいいですね。


本日は「僕がある日突然、残業時間を30分減らした方法」をご紹介します。 実体験です。


僕が残業時間を30分減らした方法は

結論、PC・iPhoneの単語登録を活用した

です。


今では、単語登録の無い生活には戻れません。単語登録がないと、無理です。

これから、その理由をご紹介します。

本日のキーワードは、「単語登録」です。そして「メール」です。


ビジネスパーソンは「メール」作成で時間を失っている

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多くのビジネスパーソンは、メール受信の数、送らなくてはならないメールの数が多すぎる、と悩んでいるのではないでしょうか? 


僕もその一人です。


平均的なビジネスパーソンは、1日に69分もメールの作成に時間を費やしている(※1)、というデータもあります。


つまり、メールの作成に充てている時間を短縮できれば、労働時間を削減できるのです。


僕は大体、一日に30~40通のメールを送信します。


この送信の中には、取引先に対して送る「ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします」のような、簡単なメールも含めます。

(社内の人に対しては、もはや「ありがとうございます」メールは送らないことに決めました。 お互い、送信数や受信数が増えるだけだな、と思ったからです。)


毎日30通以上のメールを書いては送っているので、1通あたり1分だけでも早く書ければ、それだけで30分の時短になります。


そして、僕が実際に30分の時短を達成するために活用したのが、「単語登録機能」です。


単語登録は、こんなに便利

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単語登録(辞書登録)機能とは、PCの文字変換をあなた(ユーザー)の好みに合わせて変更できる便利なツールです。

使い方は難しくありません。カンタンです。


この機能を使うことで、タイピングのスピード・精度を大幅にアップすることが可能です。

それぞれ解説します。


タイピングスピードが向上する


長い単語や固有名詞でも、短いワードで変換できるようにしておくことで、物理的にタイピングしなくてはならない回数を減らすことができます。

つまり、単語登録の活用でこれまで以上に素早く文章を書くことができます。


例えば、「何卒よろしくお願い申し上げます。」と書きたいとき、「よろ」と打っただけで変換されるようにしておくのです。


この例だと、「なにとぞよろしくおねがいもうしあげます。」と打って変換し、「何卒よろしくお願い申し上げます。」としていたのが、


「よろ」と打って変換し、「何卒よろしくお願い申し上げます。」にする。


タイピングする文字数が激減していますよね。

本当は100m走らなくちゃいけないレースで、10mで済むような感じです。


タイピング時間が激減します。

タイピング ミスが減る


単語登録の機能の使用によって、必ず毎回正しく変換されます。

ややこしい社名や難しい感じの名前の人であっても、正確に変換することができます。


また、上述した通り、タイピングしなくちゃいけない数も減りますので、物理的にミスをする確立も小さくなります。

これによって、タイピングミス(タイポ)が大きく減少します。

今すぐ単語登録すべきワード

僕がオススメしたい、「絶対に今すぐ単語登録すべきワード」をご紹介します。

これから紹介するワードは、ビジネスメール頻出単語なので、今すぐ登録しましょう。


まずは、挨拶系の単語はすべて登録しちゃいましょう。

  • ありがとうございます。 ⇒ 「あり」で登録
  • お世話になっております。⇒ 「おせ」で登録
  • お世話になっております。 XX社 たかひろです。 ⇒ 「おせ」で登録
  • よろしくお願いいたします。⇒ 「よろ」で登録
  • よろしくお願いいたします。 XX社 たかひろ ⇒ 「よろ」で登録
  • お疲れ様です。⇒ 「おつ」で登録
  • おはようございます。 ⇒ 「おは」で登録
  • この度はご迷惑をおかけし申し訳ございません。⇒ 「ごめ」で登録
  • ご不明な点等ございましたら、ご連絡ください。 ⇒ 「ふめい」で登録

こんな感じです。

思い返すと、毎日送信するメールのほぼすべてに、これらの頻出ワードのどれかを含んでいることに気が付きますよね。

挨拶系の派生型ですが、リアクション系も頻出なので、登録しておきます。

  • 承知いたしました。 ⇒ 「しょう」で登録
  • ありがとうございました! ⇒ 「あり」で登録

これらはチャットで大活躍します。


次は、あなた自身に関する情報です。

これも、間違えないように早くタイピングするために、登録しておくことをオススメします。

  • 東京都XX区XXXXX…(オフィスやあなたの住所)⇒ 「じゅうしょ」で登録
  • たかひろ(あなたの名前)⇒ 「たか」(あなたの名前の省略形)で登録
  • 03-XXXX-XXXX (あなたの電話番号)⇒ 「てる」で登録
  • takahiro@xxx.co.jp (あなたのメアド) ⇒ 「メアド」で登録

これらも、メールだけでなくチャットでも活躍したりします。


例えば、こんなシーンを想像してみましょう。

同僚のAさんとBさんは、チャットやり取りをしています。

Aさん「今ちょっと電話していい?」
Bさん「大丈夫です!」 (‥‥カタカタッ)「090-XXXX-XXXXです!」(←一瞬で番号を打てる)

こんな感じで、単語登録していたBさんは、素早くリアクションができます。


そして、こちらもオススメなのが、よくやり取りする取引先の社名とお名前です。

社名も名前も間違えてはいけないので、登録しておきましょう。 (間違えると失礼)

  • ○○社 ○○部 たかひろ様 ⇒ 「@たか」で登録
  • XX社 XX部 ひろたか様 ⇒ 「@ひろ」で登録

社名などは、宛名だけでなく単語として出てくる場合があるので、「@(アットマーク)」を付けた形で登録しておくと、変換ミスがなくていいですよ。


単語登録のやり方

実際に単語登録機能を使用する方法を書いていきます。

手順はとても簡単ですので、ご安心ください。

すでにご存じの方は、読み飛ばしてしまってください。

PCの場合

まずは、PC(パソコン)でのやり方をご説明します。 (iPhoneについては、後述します)


①PCの画面の右下に、「A」や「あ」というアイコンが出ているので、そこを右クリック。

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②単語の登録をクリックします。

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③登録画面がでるので、上段の単語に「変換後の単語」、下段のよみに「変換前の単語」を登録します。

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これで単語登録完了です。


試しに、ワードでもメモ帳でも何でもよいので、登録した「よろ」と打って変換してみると、「よろしくお願いします。」と変換されます。



お疲れ様でした!


iPhoneの場合

次に、iPhoneでの単語登録(ユーザー辞書)の方法をご紹介します。

iPhoneでも簡単な作業です。


所要時間は、1個の単語につき、1分くらいです。

こちらも、すでにご存じの方は読み飛ばしてください。


「設定」アイコンをタップします。 ⇒ 「一般」をタップ ⇒ 「キーボード」をタップ ⇒ 「ユーザー辞書」をタップします。

すると、この画面がでます。 右上に「+」があるので、タップします。

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下のような登録画面がでるので、上段の単語に「変換後の単語」、下段のよみに「変換前の単語」を登録します。

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以上で終了です。

登録は超簡単です。


さっそく登録してみましょう!

新しいコミュニケーションツール「チャット」でも威力を発揮する単語登録

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上の「今すぐ単語登録すべきワード」でもご紹介した通り、単語登録は、チャットでも大活躍します。


今の時代、チャットでのやり取りがメインの会社も多いですよね。


チャットでは、速やかなリアクションが正義、早ければ早いほどよいです。



素早くタイピングできる単語登録を使わない手はないですね。


チャットでは、挨拶系、リアクション系のワードが多く使用されます。

例えば、

  • ありがとうございました。
  • よろしくお願いいたします。
  • 承知いたしました。
  • わかりました。
  • すみません。

チャットでの頻出ワードとしては、こんな感じでしょうか。


これらまとめて単語登録してしまえば、業務効率化、間違いなしです。


本日は単語登録の活用について、熱弁してみました。


オススメの登録すべき単語があれば、コメント欄などで教えていただけると嬉しいです。

たかひろ

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